BAB 3

BAB 3

Menggunakan E-mail untuk Komunikasi

A. Mendeskripsikan Fungsi E-mail Sebagai Alat Komunikasi.

   1. Penggunaan Internet untuk Komunikasi (E-mail)

 
       E-mail (Electronic Mail) merupakan salah satu fasilitas tertua dalam penggunaan internet. E-mail merupakan fasilitas Internet yang paling banyak dimanfaatkan oleh pengguna. Setiap hari hampir jutaan pesan dikirimkan ke segala tujuan. Dengan adanya E-mail maka akan mempermudah orang dari seluruh penjuru dunia untuk saling bekomunikasi dalam waktu singkat.


       Terdapat 2 jenis layanan E-mail, yaitu :

       a. E-mail yang berbasis web

           seluruh aktivitas mengirim atau menerima E-mail dilakukan melalui sebuah situs yang disebut web mail. Setiap kali akan menggunakan E-mail, pengguna harus terhubung terlebih dahulu dengan Internet. Beberapa web mail penyedia layanan Internet gratis sudah banyak tersedia di Internet, misalnya Telkomnet Mail, Yahoo Mail, Hotmail.

       b. E-mail yang berbasis client

           dibutuhkan sebuah perangkat lunak apabila akan menggunakan e-mail pada e-mail jenis ini, misalnya Eudora atau Microsoft Outlook. Fasilitas yang disediakan perangkat lunak tersebut, antara lain
      

   

   2. Fungsi E-mail Sebagai Alat Komunikasi

       Penggunaan E-mail memungkinkan data dikirim secara elektronik sehingga sampai di tujuan dengan sangat cepat. Kamu dapat mengirim file berupa program, gambar, grafik, dan file lainnya.

kamu juga dapat mengirim E-mail ke beberapa orang sekaligus pada saat yang bersamaan.

       E-mail juga dapat digunakan untuk mengirimkan surat atau ucapan selamat kepada keluarga di kampung halaman atau di luar negeri. Dalam bidang bisnis, e-mail sudah digunakan untuk melakukan kesepakatan bisnis atau mengirimkan dokumen penting.

       Selain memberikan banyak manfaat kepada para penggunanya, e-mail juga mempunyai dampak negatif. Misalnya, sebagai alat penyebaran virus komputer dan alat komunikasi orang yang mempunyai tujuan buruk lainnya, seperti para teroris yang menggunakan e-mail untuk menghubungi anggotanya di belahan dunia lainuntuk melakukan rencana jahat mereka.

       Beberapa cara untuk mendapatkan E-mail :

       a. Melalui Penyedia E-mail gratis

       b. Undangan dari teman

       c. Dari Internet Service Provider (ISP)

       d. Dari perusahaan

       e. Memesan sendiri

B. Mendeskripsikan Persamaan dan Perbedaan Mailbox di Kantor Pos (Fisik) yang Memiliki Identitas dan Kunci dengan Mailbox E-mail (Logik) yang Memiliki User ID dan Password.

    Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang sudah kita kenal sejak dulu. Mengirim surat dengan menggunakan metode konvensional, selain memerlukan kertas dan perangko, proses pengiriman juga memerlukan waktu yang relatif lama, yaitu mulai dari menulis surat, mengirim surat ke kantor pos dengan menyertakan alamat yang dituju. dari kantor pos tersebut akan dikirimkan ke kantor pos yang terdekat dengan alamat yang dituju dan akhirnya sampai ke alamat tujuan. Selanjutnya, penerima akan membuka kotak pos yang terdapat di depan rumah. Dalam kasus ini, pengirim tidak tahu apakah orang yang dituju sudah menerima surat tersebut atau belum, sampai pengirim menerima surat balasan.

     Pengirim surat dengan menggunakan media konvensional akan menghasilkan sesuatu yang jelas dan isinya tidak harus selalu diklarifikasi. Sedangkan melalui E-mail, adakalanya nformasi yang terkandung di dalamnya perlu dikonfirmasi ulang kepada si pengirim, terutama untuk sesuatu yang sifatnya penting dan tidak ada hubungannya dengan pembicaraan sebelumnya. Hal ini disebabkan karena tidak jarang e-mail sampah (spam) yang diterima oleh pemilik e-mail atau kadangkala pengirim e-mail yang mengaku sebagai orang lain (meskipun surat konvensional juga memungkinkan terjadinya hal tersebut).

     E-mail sangat mudah di gunakan. Pengguna cukup menetikkan teks melalui keyboard untuk menggunakan e-mail dan dalam hitungan detik setelah dikirimkan, surat tersebut akan sampai ke alamat tujuan meskipun jarak antara pengirim dan penerima mencapai ribuan kilometer.

     Pengguna E-mail memiliki sebuah kotak surat yang disebut mailbox yang tersimpan dalam mailserver. Untuk dapat membuka mailbox, pengguna harus memasukkan User ID dan kata kunci (password). Mailbox memiliki sebuah alamat sebagai pengenal agar dapat berhubungan dengan mailbox lainnya, baik dalam penerimaan dan pengiriman pesan. Pesan yang diterima akan disimpan dalam mailbox, selanjutnya pemilik mailbox sewaktu-waktu dapat melakukan pengecekan isi, membaca, menjawab, menghapus, dam mengirim pesan (e-mail).

C. Menggunakan Alamat Tujuan dan Subjek untuk Membuat E-mail.

     Hal yang harus diketahui sebelum mengirim e-mail ke seseorang adalah alamat e-mail dari orang tersebut. Jika tidak memiliki alamat e-mail, maka proses pengiriman e-mail tidak akan pernah terjadi. Alamat e-mail bersifat unik sehingga tidak mungkin dua orang berbeda memiliki alamat yang sama. Untuk membuat e-mail, kamu harus terlebih dahulu mendaftarkan diri ke penyedia layanan e-mail.

     Beberapa penyedia layanan E-mail, antara lain :

     a. Yahoo!, layanan dari Yahoo yang beralamat di mail.yahoo.com

     b. Gmail, layanan dari Google yang beralamat di mail.gmail.com

     c. Hotmail, layanan dari Microsoft yang beralamat di www.hotmail.com

     d. Plasa, layanan dari Telkom yang beralamat di www.plasa.com

     Nama login atau alamt e-mail pada umumnya terdiri atas 2 bagian utama, yaitu nama mailbox dan nama dimana mailbox tersebut berada. Mailserver merupakan komputer tempat meletakkan mailbox, sedangkan setiap pengguna e-mail dapat kita sebut sebagai client.

     Contoh format penulisan alamat e-mail dapat dituliskan sebagai berikut.
                       namamailbox@namamailserver
                        nabilaalri@yahoo.com

Ket :
        @ menyatakan at atau di
         "nabilaalri" menyatakan nama user
         "yahoo.com" menyatakan nama server tempatmailbox disimpan


      Salah satu cara untuk mendapatkan e-mail adalah melalui penyedia layanan e-mail gratis. Penyediaan layanan e-mail tersebut pada umumnya mensyaratkan pengguna untuk melakukan registrasi terlebih dahulu. 

1. Melakukan Pendaftaran di Yahoo! Mail

 

 

      Berikut ini langkah-langkah untuk melakukan pendaftaran di Yahoo! Mail :

1. Klik tombol start. 
2. Klik browser website, misalnya Microsoft Internet Explorer.
3. Buka situs Yahoo Mail di http://mail.yahoo.com, dengan cara mengetikkan alamat tersebut di kotak address.
4. Setelah muncul website Yahoo Mail, klik Sign Up, kemudian akan tampil layar registrasi. Isikan form pendaftaran tersebut dengan datamu.
5. Selanjutnya, isikan Enter the code shown pada bagian Verify Your Registration, yaitu pengisian kode yang terlihat pada bagian tersebut.
6. Jika kamu telah selesai mengisikan data di atas maka langkah terakhir adalah baca ketentuan layanan yang disediakan oleh Yahoo Mail. Pada bagian Term of Service, jika kamu setuju dengan ketentuan tersebut, klik tombol I Agree.
7. Jika terdapat kesalahan pada saat pengisian data, Yahoo akan memberitahukan kesalahan tersebut.
8. Jika aplikasi kamu diterima oleh Yahoo! Mail. Sebaiknya kamu mencatat Yahoo ID dan e-mail yang ditampilkan Yahoo!, kemudian klik Continue to Yahoo! Mail.
9. Setelah mengklik Continue to Yahoo! Mail, kamu akan masuk ke Yahoo! Mail atau e-mail account yang    kamu miliki. Kamu akan mendapat satu pesan pada kotak pesan (inbox) yang berisi ucapan selamat bergabung dari Yahoo!
10. Proses kamu untuk menjadi anggota Yahoo! Mail telah selesai. Sekarang, kamu sudah mempunyai e-mail di Yahoo!. Untuk keluar dari e-mail Yahoo!, klik tulisan Sign out untuk kembali ke website Yahoo!.

2. Menggunakan Yahoo! Mail 

      Setelah kamu memperoleh e-mail, kamu dapat menggunakan untuk mengirim surat atau kartu ke teman-temanmu. Untuk menggunakan e-mail tersebut, ikuti langkah-langkah berikut.

1. Klik tombol start, lalu pilih browser, misalnya Internet Explorer.
2. Buka situs Yahoo! Mail. Isi Yahoo ID dan password yang kamu miliki pada bagian Sign In.
3. Jika kamu ingin mengetahui apakah terdapat pesan atau tidak, kamu cukup melihat dan mengklik tulisan Inbox.
4. Klik salah satu subjek e-mail yang akan kamu baca.

D.    Melakukan Attachment File dalam E-mail

1. Mengirim E-mail 

      Cara untuk mengirim pesan adalah sebagai berikut ;

a. Langakh 1 sampai 2 sama dengan cara menggunakan e-mail seperti yang dijelaskan sebelumnya

b. Klik ikon Compose-pada kotak To ketikkan alamat e-mail penerima dan pada kotak Subject ketikkan judul dari e-mail yang akan dikirim. Pada kotak Cc (Corbon copy) isi alamat tujuan lain yang mendapat tembusan e-mail
c. Pada kotak Bcc (Blind carbon copy) isi alamat tujuan lain yang mendapat tembusan tetapi alamat ini tidak ditampilkan di sisi penerima sehingga penerima e-mail ini tidak mengetahui siapa saja yang menerima e-mail ini
d. Isi e-mail yang akan dikirim pada kotak editor lalu klik Send
e. Akan muncul halaman konfirmasi-klik back to inbox

2. Mengirim Attachment File dalam E-mail

 

 

 
       Ketika melakukan pengiriman e-mail kamu juga dapat mengirimkan lampiran lain berupa file melalui e-mail dengan menggunakan attachment,langkah-langkahnya sebagai berikut ;
a. Setelah menuliskan pesan di kotak teks,klik tombol attach files
b. Pilih file yang akan kamu sertakan dengan mengklik tombol Browse-akan ditampilkan kotak proses pengambilan file
c. Setelah berhasil klik tombol Continue to Message-klik Send

E. Melakukan Reply dan Forward

1. Melakukan Reply E-mail

 

 

 

a. Buka surat di inbox-klik tombol Reply
b. Subjek dari balasan e-mail tersebut mendapat tambahan Re:Subjek Lama. Tuliskan balasan surat pada kotak editor.
c. Klik tombol attach files jika ingin menyertakan file-klik tombol send

2. Melakukan Forward E-mail

 

 

 

Forward adalah fasilitas untuk meneruskan e-mail yang kamu terima ke alamat e-mail lain selain alamat si pengirim. Langkah-langkahnya sebagai berikut ;

a. Buka surat di inbox-klik tombol forward

b. Tuliskan alamat e-mail tujuan pada kotak To-klik send
c. Klik Back To Message untuk kembalu ke kotak surat

F. Mengelola E-mail

 

 

 

E-mail yang kamu miliki dapat dikelola sendiri berarti meghapus e-mail, mengosongkan folder, atau memindahkan e-mail ke folder khusus. 

 

Langkah menghapus e-mail:

 
1. buka inbox
2. pilih email yamg akan dihapus
3. klik pada bagian sebelh kiri Sender sampai muncul tanda check list
4. klik tombol Delete maka file yang dipilih akan terhapus.

Jika terdapat emain yang masuk ke folder bulk sebaiknya dihapus karena biasanya itu e-mail sampah caranya buka pada bagian folders pilih Bulk lalu hapus.

G. Melakukan Download pada Attachment dan Memindahkan pada Media Lain

 

 

   

      Jika kita mendapat file attachment kit adapt menyimpan file tersebut ke media penyimpanan lainnya, hal ini berfungsi untuk tidak terjadi kepenuhan mailbox. Jika sebuah file attachment memiliki tanda attach file. 

 

Langkah untuk membuka atau menyimpan file attachment adalah:
 

1. buka e-mail yang mengandung attachment
2. akan terbuka file
3. klik nama file attachment tersebut pada kotak subjek e-mail untuk mendownload file lampiran
4. klik scan and download attachment, lalu tampil kotak pengecekan terhadap virus
5. klik download attachment jika sudah benar-benar bersih dari virus
6. selanjutnya muncul kotak dialog untuk download file

 

             a. open: jika hanya ingin membuka file attachment tersebut
             b. save: jika ingin menyimpan (mendownload) file attachment
             c. cancel: ingin membatalkan dan menutup kotak dialog file download
             d. more info: jika ingin mengetahui informasi lebih lanjut proses download

 

7. jika ingin menyimpan fila attachment klik tombol save lalu akan tampil kotak dialog save as
8. temukan direktori atau folder penyimpanan data pada kotak save-in
9. ketikkan nama file pada kotak file name jika ingin mengubah nama file attachment
10. klik tombol save maka tampil kotak dialog proses download file. Jika download sudah complete maka tampil kotak dialog kotak download complete
11. klik tombol open untuk membuka file hasil download atau close untuk menutup file jika proses download telah selesai.

H. Kode Etik Penggunaan E-mail

 
       Etika dalam berkomunikasi melalui e-mail dikenal dengan istilah netiquette atau internet etiquette, berikut beberapa aturannya ;

a. Hindari penggunaan huruf kapital terhadap seluruh isi pesan karena penggunaan Caps Lock dapat diartikan sebagai teriakan
b. Hormati privacy orang lain, apabila kamu sedang mengirim e-mail ke sejumlah orsng yang mungkin tidak saling kenal gunakan Bcc agar alamat mereka tidak saling diketahui
c. Jangan terus menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernah membalas. Tidak semua orang suka dengan bahan yang kita forwardkan
d. Jangan teruskan surat berantai
e. Jangan melakukan spam
f. Perhatikan suusnan e-mail ‘forwards’,luangkan sedikit waktu untuk menghapus tanda <<>
g. Jangan biarkan bagian subek kosong
h. Gantilah subject apabila topik pembicaraan kamu berubah
i. Hapuslah pesan Reply yang tidak perlu
j. Jangan mudah tersinggung,reaksi berlebihan atau terburu-buru menghapus suatu e-mail tanpa berusaha memikirkannya dengan baik
k. Bersabarlah dalam menunggu balasan
l. Jangan mengirim e-mail dengan attachment yang terlalu besar kecuali jika diminta
m. Hindari kesalahan ejaan ataupun bahasa
n. Hindari penggunaan kata-kata ‘pedas’ karena membuat orang tidak enak hati
o. Baca frequently Asked Question (FAQ) jika kamu bergabung dalam sebuah kelompok diskusi.